Manifestations

Ce guide s’adresse à toute personne ou entité qui souhaite organiser une manifestation sur le territoire de la Ville de Delémont.

Il contient :

• des recommandations sous forme d’astuces et de conseils pratiques ;
• des règles indiquées comme obligatoires pour les organisateurs (par exemple : les demandes d’autorisation, les règles de sécurité ou encore les normes environnementales à respecter).

Les tailles de manifestations

Pour chaque thématique, le guide distingue trois tailles de manifestations en fonction du nombre de participants envisagés :

• S – Petite manifestation : moins de 500 personnes
• M – Moyenne manifestation : entre 500 et 4'000 personnes
• L – Grande manifestation : plus de 4'000 personnes

Les règles, recommandations et démarches à entreprendre sont précisées pour chaque catégorie.

Organisation des informations

À la fin de chaque chapitre, un tableau récapitulatif présente les éléments à prendre en compte de manière chronologique :

• Avant l’événement
• Pendant l’événement
• Après l’événement

Ces tableaux permettent aux organisateurs d’identifier rapidement les actions à planifier selon la taille de leur manifestation.

Quels événements sont considérés comme une manifestation ?

Tout événement, qu’il soit petit ou grand, avec ou sans installation de structures temporaires (stands, scènes, gradins, etc.), est considéré comme une manifestation dès lors qu’il implique une utilisation du domaine public.

Il y a utilisation du domaine public lorsque l’événement empiète sur la voie publique, par exemple :

• une fête organisée dans un parc ;
• un concert sur une place ;
• un défilé dans une rue ;
• toute installation occupant l’espace public.

Pour un survol de l’ensemble des informations contenues dans ce guide, vous trouverez ci-dessous un récapitulatif sous forme de tableau.

Une autorisation communale, et cantonale dans certains cas, est obligatoire pour l’organisation de toute manifestation sur la voie publique. Si le type d’autorisation peut varier selon la taille ou la nature de l’événement, il existe des étapes identiques pour l’organisation de toute manifestation.

Les objectifs et étapes contenus dans ce chapitre sont donc incontournables. En les respectant, vous vous assurez de la faisabilité de votre manifestation.

Fixer une date

Consultez l’agenda des prochains événements de la Ville de Delémont pour trouver une date disponible pour le vôtre : https://www.delemont.ch/agenda

Trouver un lieu

La Ville de Delémont dispose de différentes salles qu’il est possible de louer pour l’organisation de manifestations : https://www.delemont.ch/salles

Planifier l’espace

À l’aide du Géoportail, vous pouvez survoler le territoire et identifier des espaces susceptibles d’accueillir votre manifestation : https://www.jura.ch/geoportail

Autorisation communale

Au niveau communal, il existe un seul formulaire d’autorisation « Demande de manifestation » qui s’applique à toute manifestation qui se déroule sur le domaine public.

La demande d’autorisation est à effectuer au moins 8 semaines avant le début de la manifestation.

Autorisation cantonale

Sur le plan cantonal, il existe différentes autorisations en fonction du type de manifestation organisée et des activités prévues.

Certaines demandes doivent s’effectuer auprès de la Recette et administration de district avec un préavis de la Police municipale, d’autres auprès de l’Office des véhicules (OVJ).

Demande d’autorisation à effectuer auprès de l’Office des véhicules (OVJ)

Au moins 8 semaines avant la manifestation :

• Autorisation pour manifestation / compétition motorisée
• Autorisation pour manifestation / compétition non motorisée (y compris les cortèges et défilés de fanfares)

Demande d’autorisation à effectuer auprès de la Recette et administration de district

Un préavis de la Police municipale doit être donné.

 Au moins 20 jours avant le début de la manifestation

• Autorisation A : débit de boissons

Au moins 40 jours avant le début de la manifestation

• Autorisation B : loto et tombola
• Autorisation C : danse
• Autorisation D : tournoi de poker
• Autorisation E : petite loterie et tombola de plus de 50'000 francs
• Autorisation F : loto (gains en espèces)

Autorisation des propriétaires

Si l’événement se déroule en forêt, ou à proximité de zones agricoles, une autorisation doit être sollicitée auprès des propriétaires concernés et les exploitants agricoles doivent être informés.

Et pour les manifestations simples ?

Les manifestations qui n’occupent pas l’espace public ne sont pas sujettes à autorisations. Elles doivent en revanche être annoncées auprès de la coordination des manifestations afin d’éviter les doublons.

Une manifestation durable privilégie l’utilisation des infrastructures et des équipements existants. Elle limite également au maximum les atteintes au sol, à la nature et au paysage ; de même, elle veille au respect du site tout au long de la manifestation et à sa remise en état.

Les consommations en énergie et en eau sont un autre enjeu important, étant donné qu’elles impactent significativement le bilan écologique et financier de la manifestation. Aussi, leur maîtrise, au travers d’un concept énergétique et sanitaire efficace, permet de diminuer conjointement les contraintes environnementales et les coûts.

Raccordements

Si votre manifestation nécessite un raccordement aux réseaux d’électricité, d’eau ou d’eaux usées, contactez les Services industriels de Delémont (SID). https://sid.delemont.ch/

Pour de petites consommations électriques et afin de limiter les coûts de raccordement, nous conseillons dans un premier temps aux organisateurs de contacter le voisinage pour se raccorder électriquement sur les installations intérieures avec une rallonge munie d’un dispositif de sécurité protégeant des électrocutions (protection FI) et de convenir d’un montant forfaitaire de rétribution.

Les SID fournissent les prestations électriques jusqu’aux tableaux électriques principaux. Les autres installations sont de la responsabilité de l’organisateur. Les prestations de montage, le matériel et la consommation d’énergie sont facturés. L’organisateur transmettra les besoins en puissance de raccordement et fournira un plan de localisation avec les points de raccordements souhaités.

La détermination du nombre et des emplacements des points d’eau ainsi que des sanitaires se fera également en collaboration avec les SID.

Location de matériel

Les demandes de location de matériel sont à adresser à la coordination des manifestations et doivent se faire par bulletin de commande.

La Commune fournit des bancs de foire, des barrières de sécurité, des conteneurs, etc., qu’elle livre et récupère selon des modalités préétablies. Le matériel loué est ensuite facturé à l’organisateur.

Autres prestations

La Ville de Delémont peut fournir d’autres prestations dans le cadre d’une manifestation, dont notamment l’entretien et le nettoyage, le déplacement du mobilier urbain, l’accrochage de drapeaux, etc.

Il est possible d’obtenir des renseignements complémentaires auprès de la coordination des manifestations.

Nature et paysage

Si votre manifestation se déroule à proximité d’un site protégé ou d’une zone sensible (voir plan de zone et Règlement communal sur les constructions), tel qu’une rive de rivière, une zone humide ou une zone de prairies et pâturages secs, vous devez protéger ces milieux en empêchant l’accès au public.

Pour ce faire, placez des bénévoles aux endroits stratégiques, installez de la rubalise ou des barrières et veillez à éviter tout piétinement ou dégradation.

Si votre événement se déroule à proximité d’un site protégé ou d’une zone sensible (lien vers le plan concerné), tels que rives de rivière ou zones humides, vous devez empêcher l’accès à ces dernières en plaçant des bénévoles aux endroits clés et en déployant de la rubalise ou en installant des barrières.

Protection des arbres, sols et espaces verts lors de manifestations

Arbres

• Ne rien fixer, clouer ou attacher aux troncs, branches ou racines.
• Respecter une distance minimale de 2 mètres autour des troncs pour toute installation ou circulation.
• En cas de projection d’éclairage sur les arbres, seuls des éclairages LED « froids », attachés avec sangles protégées, sont autorisés.

Sols et pelouses

• Installer des plaques de protection si des véhicules ou du matériel lourd doivent circuler ou stationner sur le gazon.
• Utiliser des planchers protecteurs sous les structures (tentes, scènes) en place plus de 48 heures.
• Éviter tout piétinement intensif des massifs et espaces naturels sensibles.

Remise en état

• Nettoyer soigneusement après démontage.
• Réparer tout dégât au gazon ou au sol (réensemencement ou remise en état à convenir avec la Ville).

Delémont offre un éventail de possibilités pour se déplacer, facilitant ainsi l’accès à votre manifestation. D’une manière générale, pensez à la mobilité douce, aux transports publics, à la location de vélos mais aussi à la mobilité partagée.

Planifiez les trajets potentiels et anticipez le nombre de participants à l’événement afin de dimensionner les infrastructures nécessaires à l’événement.

Promouvoir la mobilité douce

Mettez en avant la mobilité douce en signalant au public où trouver des vélos en libre-service : www.raiffcycles.ch

et en signalant où trouver des places vélos / places couvertes proches de la manifestation.

Pour plus d’informations concernant la mobilité douce dans l’agglomération de Delémont : www.agglod.ch

Trouver le meilleur itinéraire

Vous trouverez ici les itinéraires conseillés afin d’indiquer au public comment il peut se déplacer à Delémont à pied, à vélo ou en voiture : www.delemont.ch/se-deplacer-a-Delemont

Billets combinés

Faciliter l’accès à votre événement avec des billets combinés « titre de transport public + entrée » tout en valorisant votre engagement écologique en collaborant avec l’esprit mobile et les transports publics jurassiens.

Cette formule, réservée en principe aux événements tels que les festivals ou les rencontres sportives, permet de :

• promouvoir l’usage des transports publics
• réduire l’empreinte carbone de votre manifestation
• offrir aux visiteurs une expérience fluide et responsable

Pour mettre en place ce type de partenariat, nous vous invitons à prendre directement contact avec l’esprit mobile via le site : www.esprit-mobile.ch

Fermeture de routes et interdiction / autorisations de stationnement

Toute demande de prestations policières relative à la fermeture de routes ou concernant des places de stationnement doit être effectuée lors du dépôt de la demande d’autorisation communale (cf. chapitre « Obtenir une autorisation »).

Ces éléments seront ensuite discutés lors d’une séance de coordination avec le Service CSE.

Horaires des transports publics

L’agglomération et la Ville de Delémont sont desservies par un réseau étendu de bus et de trains.

Retrouvez l’ensemble des horaires de l’agglomération en ligne sur : www.cff.ch ou www.mobiju.ch

Les organisateurs peuvent contacter MOBIJU / CarPostal pour demander une offre visant à renforcer l’offre existante, que ce soit par l’ajout de bus, l’extension des horaires en soirée ou la mise en place de courses spéciales. Ce service constitue un véritable atout pour améliorer l’accessibilité et le confort des participants.

Consultez les possibilités offertes par MOBIJU, le réseau de bus jurassien, sur : www.mobiju.ch

Horaires des bus de nuit

Toutes les nuits des week-ends, les Noctambus sont actifs afin de ramener à bon port les noctambules : www.noctambus-jura.ch

Mobilité partagée

Pour toute question relative à la mobilité partagée, nous vous renvoyons aux sites ci-dessous :

• www.2em.ch
• www.covoiturage-arcjurassien.com
• www.mobility.ch

L’Association transport et environnement (ATE)

L’ATE œuvre pour une mobilité durable et respectueuse de l’environnement ; elle propose différents services et soutiens spécifiques aux organisateurs de manifestations, tels que les conseils en mobilité, l’aide à la mise en place de solutions concrètes (création de parkings à vélos sécurisés, promotion du covoiturage via des plateformes dédiées) ou encore la mise à disposition de supports de communication sur les moyens de transport écologiques. www.ate.ch

Pro Vélo

En tant qu’organisateur, vous pouvez intégrer le vélo dans la stratégie de développement durable de votre manifestation, inclure des informations sur les itinéraires cyclables et mettre en place des parkings à vélos sécurisés.

Pro Vélo vous fournit des conseils pour que votre événement soit plus respectueux de l’environnement, notamment par des initiatives incitant les participants à venir à la manifestation à vélo ou par l’installation de points de stationnement pour les vélos.

www.pro-velo.ch
www.provelojura.ch

Gestion des déchets

Gérer efficacement les déchets lors d’une manifestation contribue à maintenir la propreté du site et à réduire les nuisances liées à leur évacuation et à leur traitement.

Conformément à la loi cantonale sur les déchets (LDSP), l’organisateur est tenu d’assumer l’intégralité de la gestion des déchets – tri, collecte, évacuation et valorisation – générés ou importés sur le périmètre de l’événement. Dans ce cadre, un concept de tri des déchets doit être soumis au Service UETP pour validation.

La gestion des déchets débute dès la phase de promotion de l’événement et se poursuit pendant toute sa durée. Elle repose sur des mesures concrètes visant à faciliter le tri, à encourager le recyclage et à prévenir les déchets au sol (littering), par exemple grâce à l’utilisation de vaisselle réutilisable, à la mise en place de stations de tri ou encore à l’instauration de systèmes de consigne.

La sensibilisation du public et des partenaires joue également un rôle important : leur engagement actif est indispensable pour atteindre les objectifs fixés en matière de réduction et de valorisation des déchets.

Vaisselle réutilisable

L’utilisation de vaisselle réutilisable constitue une alternative durable à la vaisselle jetable.

La location de vaisselle réutilisable permet notamment de limiter les déchets générés lors d’une manifestation.

Plusieurs entreprises proposent ce service :

• www.ecomanif.ch
• www.psphygiene.com
• www.accessconcept.ch
• www.recircle.ch

Par ailleurs, l’emploi de vaisselle réutilisable est une obligation légale pour toute organisation de manifestations sur le territoire jurassien, en vertu de la loi sur les déchets (LDSP).

La Commune de Delémont soutient activement le respect de cette mesure et encourage les organisateurs à évaluer les différentes solutions possibles, comme l’achat ou la location de vaisselle réutilisable.

Pour davantage d’informations sur l’utilisation de vaisselle réutilisable lors de manifestations :

www.manifestation-verte.ch/guide

Toilettes sèches

Les toilettes sèches constituent une alternative écologique aux toilettes chimiques.

Si vous souhaitez louer ou acheter des toilettes sèches pour votre manifestation, plusieurs entreprises proposent ce service :

www.kompotoi.ch
www.1metre3.ch

Exemple de bonne pratique

Le Triathlon Domoniak, organisé à Delémont depuis 10 ans, s’engage à minimiser son impact environnemental grâce à une charte écologique. Cette charte, baptisée « Charte Eco-Domoniak », vise à sensibiliser les participants et les spectateurs aux bonnes pratiques environnementales telles que le respect des sentiers, la gestion de déchets et l’utilisation de produits durables.

Dans le cadre de la gestion des déchets, elle mentionne notamment l’emploi de vaisselle réutilisable, un usage responsable des ressources ainsi qu’une suppression de toutes les bouteilles en plastique.

Cette pratique présente de nombreux avantages, dont la préservation de l’environnement local, le renforcement d’une image positive, la durabilité, la cohésion et l’engagement communautaire.

Recyclage du PET

Pour faciliter le recyclage du PET lors de votre manifestation, il est possible de commander des sacs pour le PET ainsi que des conteneurs de collecte auprès de PET-Recycling Schweiz.

L’enlèvement des sacs est gratuit à partir de cinq sacs pleins.

Informations et commandes : www.petrecycling.ch

Recyclage de l’aluminium

Pour le traitement de l’aluminium, il est possible de louer des conteneurs de collecte et d’organiser leur enlèvement auprès de la société Igora : www.alu-recycling.ch

Prestataires pour la gestion des déchets

Plusieurs entreprises proposent des prestations liées à la gestion et au traitement des déchets lors de manifestations :

• Honegger SA : www.honegger.ch
• Rihs : www.rihstransports.ch
• Gotri : www.gotri.ch
• Top-netvico : www.top-netvico.ch

L’offre de restauration proposée lors d’une manifestation a un impact majeur sur l’environnement. En choisissant des produits de saison, locaux ou issus du commerce équitable et biologiques, il est possible de réduire significativement les émissions de CO₂, de limiter les déchets et de participer à dynamiser les circuits courts.

Dans ce chapitre, nous vous proposons des mesures concrètes pour soutenir l’économie locale jurassienne, lutter contre le gaspillage alimentaire et réduire vos déchets alimentaires.

Consommer local et durable

Vous pouvez soutenir l’économie locale, mais aussi réduire vos coûts via des circuits courts, en achetant directement auprès des producteurs de la région : www.terroir-juraregion.ch

L’association Biojura vous propose des produits issus de l’agriculture biologique jurassienne que vous trouverez en vente directe sur : www.biojura.ch

Responsabilité

En tant qu’organisateur d’une manifestation, si vous servez de la nourriture, la loi sur les denrées alimentaires (LDAI) vous impose de garantir la sûreté des produits servis et le respect des normes d’hygiène et de sécurité en vigueur.

Vous devez notamment veiller à la propreté des locaux, à l’application de bonnes pratiques d’hygiène et à la formation adéquate de votre personnel.

Pour plus d’informations à ce sujet, vous pouvez consulter les directives cantonales d’hygiène lors de manifestations : www.jura.ch/DES

Boissons et nourriture

Pour vendre des boissons (alcoolisées ou non) lors d’un événement ou servir des repas d’une certaine importance, une autorisation temporaire est nécessaire.

La demande d’autorisation pour débit et/ou dépassement d’heure doit être remplie et déposée à la Police municipale 20 jours avant le début de la manifestation.

L’autorisation de débit pourra ensuite être retirée auprès de la Recette et administration de district : secr.rdd@jura.ch ou 032 420 56 20.

Permis pour manifestations

Label Fair Trade Town

La Ville de Delémont est labellisée Fair Trade Town, marquant ainsi son engagement particulier envers le commerce équitable qui favorise une consommation durable et équitable.

Elle met sur pied des événements dédiés à ces valeurs et invite la population à réfléchir à sa consommation et à son impact environnemental. Ainsi, elle invite les organisateurs de manifestations à s’aligner sur ces valeurs éthiques et à privilégier l’utilisation de produits issus du commerce équitable. 

www.fairtradetown.ch

Lutte contre le gaspillage alimentaire

Si vous avez des restes alimentaires après votre manifestation, participez à la réduction durable du gaspillage alimentaire tout en partageant avec la communauté delémontaine.

Depuis 2024, un frigo public et solidaire a pris place au passage des Ponts 4. Vous pouvez y déposer des fruits, des légumes, du pain, des boissons sans alcool et tout produit fermé ayant atteint au maximum la date de durabilité minimale, mais pas la date limite de consommation.

La viande, le poisson, l’alcool et les produits cuisinés ou ouverts ne sont pas acceptés : www.delemont.ch/Madame-Frigo

Informations complémentaires

Si vous proposez une offre de restauration, le guide d’évaluation du WWF vous permet de sélectionner des produits de qualité et respectueux de l’environnement. Cela contribue à réduire l’impact environnemental de la manifestation et à soutenir une agriculture plus durable : www.wwf.ch/guide-labels-alimentaires

Afin d’assurer le succès de votre manifestation et sa pérennité, il est indispensable d’assurer à votre événement un équilibre financier. Il existe différents types de financements auxquels vous pouvez faire appel : organismes publics, privés et fondations. À cet égard, la Ville de Delémont vous encourage à faire appel, le plus possible, aux acteurs économiques régionaux. Vous faites ainsi bénéficier l’économie locale de retombées économiques positives et créez un cercle vertueux.

Sur le plan social, pensez aux aspects de solidarité et d’équité qui entourent votre événement : est-il accessible aux personnes en situation de handicap ou qui rencontrent des difficultés financières ? Enfin, permet-il de favoriser la mixité sociale sur le plan générationnel, culturel et social ?

Subventions

La Municipalité de Delémont octroie, à certaines conditions, des subventions aux organisateurs de manifestations. Il est possible, selon le contexte, de déposer une demande de soutien.

Pour plus de renseignements, contacter le Service CSE : cse@delemont.ch ou 032 421 91 50

Projet centre-ville plus

Le projet « centre-ville plus », lancé en 2019 par la Ville de Delémont, offre ponctuellement aux organisateurs de manifestations un accompagnement pour le développement de projets et de manifestations ayant lieu au centre-ville de Delémont.

Le programme centre-ville plus peut octroyer à certaines conditions une aide financière : www.delemont.ch/centre-ville-plus

Le bon exemple : FESTIV-ALL

Les organisateurs du Festiv-all proposent un événement artistique et culturel qui s’adresse à tout le monde. Il s’agit d’un très bon exemple d’événement pensé autour de la solidarité et de l’équité.

Des mesures spécifiques sont mises en place pour accueillir les personnes en situation de handicap, les personnes âgées mais aussi les personnes mal à l’aise dans les lieux publics fermés : un espace calme permettant de profiter de l’événement à son rythme, une accessibilité des locaux pour les personnes à mobilité réduite (ascenseurs et toilettes PMR), une signalétique adaptée aux personnes malvoyantes, une application mobile permettant d’amplifier le son des spectacles pour les personnes malentendantes, ainsi que la possibilité de sortir à tout moment en cas d’inconfort : www.theatre-du-jura.ch/festiv-all

AJAM

Faites appel à l’Association jurassienne d’accueil des migrant·e·s (ci-après, AJAM) pour soutenir l’intégration professionnelle des personnes migrantes en tant qu’employeurs dans le cadre de votre manifestation.

L’AJAM vous épaulera pour toute démarche administrative liée à l’engagement d’une personne migrante : www.ajam.ch/integration

Guide pour des manifestations accessibles

Ce guide vous donne des informations utiles afin de rendre votre manifestation accessible à tous : www.proinfirmis.ch

Le portail accessibilité fournit des informations sur l’accessibilité des établissements et lieux de manifestation aux personnes avec handicap : www.zugangsmonitor.ch

Informations complémentaires

La Diversity Roadmap propose des recommandations simples pour plus de diversité et d’égalité dans les clubs et les festivals : diversityroadmap.org

Le respect de la santé et de la sécurité des participants est un aspect essentiel de toute manifestation. Une manifestation exemplaire doit valoriser les comportements responsables, prévenir les risques et limiter les nuisances.

Les questions de santé, de sécurité et de bruit sont encadrées par des normes fédérales et cantonales. Ces dernières doivent être prises en compte par les organisateurs : il s’agit notamment de l’ordonnance fédérale sur la protection contre le bruit (OPB) et de la loi cantonale sur les auberges.

Les nuisances peuvent prendre différentes formes, qu’il s’agisse du bruit, de la fumée passive, de la consommation excessive d’alcool ou de l’usage de substances illicites. En mettant en place quelques mesures simples, il est possible de réduire les risques pour la santé du public et de préserver la tranquillité des riverains. Maintenir de bonnes relations avec le voisinage est un élément essentiel du bon déroulement de l’événement.

Bruit

La limite générale du niveau sonore moyen de la musique est fixée à 93 dB(A) par l’ordonnance fédérale. Il est possible de diffuser la musique à 96 dB(A), voire 100 dB(A) sous certaines conditions.

En tant qu’organisateur d’un événement avec diffusion de sons, vous devez mesurer les niveaux sonores, avertir le public des risques pour l’ouïe, offrir gratuitement des moyens de protection auditive et mettre à disposition une zone de récupération pour les manifestations avec les niveaux sonores les plus élevés.

Pour les manifestations destinées aux jeunes gens de moins de 16 ans, le niveau sonore ne doit en aucun cas dépasser 93 dB(A).

Pour plus d'informations à ce sujet, vous pouvez consulter les exigences légales concernant les manifestations avec rayonnement laser et émissions sonores.

Le bon exemple : les Éléphantaisies

Les Éléphantaisies intègrent un stand de prévention en collaboration avec Addiction Jura. Ce type d’action contribue à sensibiliser les jeunes à divers problèmes tels que la consommation de drogues et d’alcool, la violence, l’intimidation et la violence sexuelle.

Elle peut également servir de ressources et d’informations importantes mais également offrir un espace sûr dans le cadre d’un événement.

Demandez « Angela »

Le comité d’organisation de la Danse sur la Doux lutte contre le harcèlement, la discrimination et plus généralement les agressions dans le cadre de l’événement. Des affiches sont apposées de part et d’autre de la manifestation.

Si une personne est confrontée à une situation problématique, il suffit de demander « Angela » dans un bar, auprès du personnel de sécurité ou des samaritains pour obtenir de l’aide et être emmenée en lieu sûr.

Ce dispositif est issu du programme « Ask for Angela », né en Angleterre en 2016.

Obligation d’annonce

Si vous prévoyez d’organiser une manifestation dont le niveau sonore dépasse 93 dB(A), il existe une obligation cantonale d’annoncer la manifestation au moins 14 jours avant son début auprès du Service de l’économie et de l’emploi :www.jura.ch/formulaires

Servir de l’alcool

Si vous prévoyez de servir des boissons (alcoolisées ou non), vous devez requérir une autorisation cantonale : www.jura.ch/autorisations

Assurez-vous également de respecter les prescriptions de la loi sur les auberges concernant la protection des mineurs.

Matériel de prévention

Commandez gratuitement du matériel de prévention sur le site d’Addiction Suisse : www.shop.addictionsuisse.ch

Boîte à outils « Event toolkit »

Évaluez les risques ou calculez les besoins en premiers secours pour votre événement. La boîte à outils « Event toolkit » vous permet d’identifier de manière proactive tous les événements indésirables qui pourraient affecter le bon déroulement de votre manifestation.

Elle donne des indications sur les ressources nécessaires et vous permet d’établir un plan d’action (coordination des secours, prise en charge des victimes, etc.) : www.event-toolkit.ch

Be my Angel

La Fondation O2 propose aux organisateurs de manifestations le service gratuit « Be my angel ». Lors d’une manifestation, ce service permet de promouvoir le concept du conducteur sobre.

Comment ça fonctionne ? Vous trouverez tous les détails sur le site : www.fondationo2.ch

Toute manifestation comporte un risque d’incendie (installations électriques provisoires, cuisines, décorations, affluence du public).

En tant qu’organisateur, vous êtes responsable de prévenir les départs de feu, de garantir une évacuation rapide et de permettre l’intervention des secours. Vous trouverez ci-après un résumé des exigences de protection incendie, basé sur les prescriptions de protection incendie de l’Association des établissements cantonaux d’assurance incendie (PPI-AEAI).

Ces mesures s’appliquent dès qu’une manifestation comprend notamment des tentes, chapiteaux ou structures temporaires, des stands, scènes, installations techniques, des installations électriques provisoires, des appareils de cuisson ou de chauffage et un accueil du public dans des espaces clos.

Responsabilité de l’organisateur

L’organisateur doit intégrer la protection incendie dans son concept de sécurité, mettre en place des mesures adaptées à la taille de l’événement, informer le personnel et les bénévoles ainsi que garantir l’accès des secours.

Il est nécessaire de se comporter de manière à éviter les incendies et explosions avec le feu et les flammes nues, la chaleur, l’électricité et les autres formes d’énergie, les matières inflammables ou explosives, ainsi qu’avec les machines et les appareils.

Installations électriques

• Envisager des installations provisoires en bon état.
• S’assurer que les installations bénéficient d’une protection par dispositif différentiel (FI).
• Utiliser des câbles protégés contre l’écrasement et l’humidité.

Décorations et aménagements

• Prévoir des décorations difficilement combustibles.
• Privilégier des matériaux ignifugés.
• S’assurer que les locaux techniques soient fermés au public.

Accès des secours

• Contrôler que les accès soient dégagés en permanence.
• Libérer les espaces devant les hydrantes ou bornes incendie.

Personnel et bénévoles

• Informer le personnel de l’événement sur l’emplacement et l’utilisation des extincteurs, l’endroit des voies d’évacuation ainsi que la conduite à tenir en cas d’incendie.
• Désigner un référent incendie.

Ressources utiles

Vous trouverez ci-dessous différentes ressources pour la mise en place d’un plan de protection incendie dans le cadre de votre manifestation :

• Aide de travail « Manifestations temporaires »
• Décoration dans les locaux ouverts au public
• Feux d’artifices
• Conseils du CIPI
• Consignes générales en cas d’incendie

La communication a un rôle déterminant dans le succès d’une manifestation. Elle vous permettra d’attirer le public, de renforcer votre visibilité et de valoriser vos éventuels partenaires.

Vous trouverez ci-après quelques conseils pratiques pour vous aider à bien communiquer autour de votre événement.

Éléments clés pour une communication réussie

• Réfléchissez aux publics qui pourraient être intéressés par votre manifestation et imaginez votre communication en pensant à eux.
• Sélectionnez en priorité les canaux et supports avec lesquels vous pourrez les atteindre : affiches, flyers, presse écrite, radio, cinéma, bouche-à-oreille, newsletters, site internet, réseaux sociaux, etc.
• Le numérique prend aujourd’hui une grande place dans la communication mais n’oubliez pas que tout le monde n’y a pas accès.
• Allez à l’essentiel sur vos différents supports : nom de l’événement, lieu, date, horaires, activités principales, éventuellement prix d’entrée.
• N’hésitez pas à renvoyer vers un site internet (grâce à un lien ou à un code QR) pour des informations plus détaillées.
• Écrivez simplement et soyez précis afin d’être compris par le plus grand nombre.
• Lorsque vous écrivez, pensez à la diversité de vos publics : faites en sorte que chacune et chacun se sente impliqué.
• Soignez votre visuel : une affiche bien conçue retient l’attention — un bon visuel est déterminant pour la communication.
• Informez le public suffisamment tôt pour lui permettre de réserver la date. Il est tout à fait possible de le faire sous la forme d’une « date à retenir » et de communiquer de façon plus détaillée à l’approche de la manifestation.

Agendas de manifestations

Les manifestations delémontaines peuvent être communiquées gratuitement sur le site internet de la Ville de Delémont. Il est toutefois nécessaire d’en faire la demande en remplissant le formulaire disponible sur : www.delemont.ch/agenda

Le Culturoscope est l’agenda culturel de l’Arc jurassien. Il diffuse les événements de nature culturelle et patrimoniale : www.culturoscope.ch

Jura & Trois-Lacs propose également un agenda complet des manifestations de la région : www.j3l.ch/agenda

Diffusion, affiches et flyers

Le Centre culturel régional de Delémont (CCRD) diffuse chaque mois un « courrier culturel » qui rassemble une liste des événements à caractère socioculturel se déroulant dans le district de Delémont.

Si ces critères sont remplis, un papillon publicitaire de votre manifestation peut être joint au courrier mensuel.

Le CCRD offre également plusieurs possibilités d’affichage public (réseau d’affichage sur colonnes Morris, réseau d’affichage grand format F4, service de pose d’affiches).

Pour plus d’informations : www.affichage.ccrd.ch

Banderole

Il est possible de poser des banderoles aux entrées de la ville pour annoncer votre manifestation.

Cette opération est toutefois soumise à autorisation de la Police municipale et coûte 80 francs. Le formulaire de demande peut être téléchargé ici et doit être renvoyé à l’adresse suivante : police@delemont.ch

Relais de communication de la Ville

La Ville de Delémont peut également relayer votre manifestation à travers ses canaux :

• Site internet de la Ville : cf. agendas de manifestations ci-dessus.
• Journal Delémont.ch : paraît 4 fois par année, distribué dans tous les foyers de l’agglomération delémontaine. Il est possible d’y insérer une annonce publicitaire. Plus d'infos : www.delemont.ch/journal
• Réseaux sociaux : sous condition, la Ville peut partager ou relayer certains contenus sur ses comptes Facebook, Instagram et LinkedIn.

Information au voisinage

Afin d’anticiper les nuisances et éviter les plaintes, informez vos voisins des éventuelles perturbations liées à votre événement.

Instaurer un climat de confiance en optant pour une communication ouverte et transparente est essentiel. Si la manifestation engendre des restrictions d’accès ou des fermetures de routes, anticipez-les et prévoyez une communication ciblée.

Supports imprimés

Si vous utilisez des supports papier (flyers, affiches, etc.), optez pour une imprimerie locale ou régionale.

Afin de réduire l’impact de ces supports, pensez à privilégier des matériaux écologiques et labellisés et, surtout, ne surestimez pas inutilement les quantités nécessaires.

Former une minicellule communication

Si votre manifestation est de grande ampleur, il peut être utile de constituer une petite équipe dédiée à la communication.

Faire appel à un·e professionnel·le

Graphiste, community manager, réalisateur vidéo… S’entourer de compétences professionnelles apportera une vraie plus-value à votre communication.

N’hésitez pas à faire appel à des pros !

Communiqué ou conférence de presse

Un communiqué de presse bien rédigé peut attirer l’attention des médias locaux, voire régionaux, et vous offrir une couverture médiatique gratuite.

Si votre manifestation est relativement importante ou qu’elle présente quelque chose de particulièrement original ou nouveau, pensez même à organiser une petite conférence de presse : cela permet de présenter le projet et d’échanger directement avec les journalistes.

Pour les sociétés : mobiliser le réseau de vos membres

Votre réseau de membres est l’un de vos meilleurs relais, et il ne coûte rien !

Activez-le, encouragez vos sociétaires et bénévoles à partager l’information autour d’eux, en insistant sur le bouche-à-oreille et les réseaux sociaux.